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天天微动态丨关苏哲:时间管理与效率提升的新认知

关苏哲

新关点创始人伟事达总裁教练

在日常的工作生活中,你是否经常遇到这些问题:信心满满地在一周内制定了许多目标,并确信自己能完成,但一周后发现只完成了不到30%;被要求同时启动两个项目,结果顾此失彼,没有一个令你满意;制订下个季度的几项重点工作计划,却因为觉得每项工作都重要,越写越多,难以突出重点。


(相关资料图)

你会发现自己总是无法按计划完成工作。事实上,人们往往会高估自己完成工作的时间。而没有按时完成工作时,我们会觉得是自己有拖延症。我有个私人董事会企业家会员,他认为自己最大的问题就是拖延症,用教练行业的术语说,拖延症也叫缺乏行动领导力。当时,我尝试从心理学角度,用教练行业的一些认知和他沟通如何克服拖延症。我们还借助每次会议最后制定的行动担责表,由我或其他企业家会员来监督他在表上承诺事项的行动。

然而,当我看完《死线效应》这本书后,我得到了新的启发:对我们这些平时工作“很忙”的人来说,我们不仅仅需要克服拖延症,还需要一种方法来帮我们有效管理时间,确保工作如期完成。

如果你总是不能按时完成工作,并因此影响到个人发展,那这本书可谓及时雨。你可以一口气看完它,因为书中的内容故事性很强,而故事背后的方法又简单、有趣且实用。作者克里斯托弗·考克斯做了不少有趣的研究,他会告诉你确保工作如期完成的7个方法。这些方法简单独特,无须改变人们的心态,只需要为工作任务设置截止日即可。将截止日设置得越早,按时完成工作的概率就越高。书中提到的这 7 个方法分别是:

1、设置检查点,确保每个节点都按时完成;

譬如,如果餐厅要如期开业,需要设置检查点,让员工测试自己的工作技能,巩固专业知识,将大目标分割为小目标,让服务员和厨师保持积极的工作状态;确保开业前的冲刺阶段尽可能有条不紊地进行;在模拟服务期间,尽早发现并解决可能遇到的问题。

2、从截止日开始,用倒推法给每项工作制订时间表;

譬如,如何确保圣诞节活动顺利进行,从复活节倒推日期,来决定起始日,计划每个阶段需要的时间,制定时间表并确保严格执行,时刻牢记延期造成的商业后果,激发出高效的工作能力和创新,重视过往经验,克服规划谬误不断修改时间表。

3、设定软性截止日,让死线效应发挥正面作用;

4、化繁为简,始终将注意力放在最重要的事情上;

5、把截止日定早一点,留出足够的时间不断改进;

6、做好所有准备,迎接截止日的到来;

7、随机设定截止日,降低负面效应

“截止日”这个词来自出版业,最初是指印刷机上的一条线,这条线叫截止线,或者叫死线,一旦超过这条线,就无法印出字了。设置截止日能够带来高效的行为,不过你知道吗,这种做法也有负面效果。因为只要你设置了截止日,往往容易直到最后时刻才开始着手准备,这样工作的完成时间反而容易被延迟,这跟我们小时候考试前才临时抱佛脚复习有点类似,这种现象被称为“死线效应”。

对于那些职场上工作负担过重的管理者来说,对截止日失去了掌控是死线效应最糟糕的一种表现形式。或许最终你完成了工作,但过程却很痛苦,不仅你对自己提交的工作质量不满意,而且最后一分钟提交的方案,往往也很难和同事们达成共识。

那如何为重要紧急的事情设置截止日,同时又能降低最后时刻完成工作带来的负面影响呢?在这里,我为你分享几个我的感悟。

一、把截止日分解为一个个更短的截止日,为接下来的工作留出更多余地。

多年前,我曾负责过一个知名互联网公司的营销工作,当时团队成员策划了一个会员购物满100元送20元优惠券的促销活动,优惠券的使用期限是90天。我发现后提出了优惠券使用时间太长,可以围绕另外一批会员重新发放使用期限仅为21天的优惠券,而且可以再试试更短的使用期限,比如3天内购买满100元减10元的促销活动。结果最终数据显示:90天满100元减20元的优惠券兑换率仅为5%,21天满100元减20元的优惠券兑换率为12%,而设置更短截止日的3天内购买满100元减10元的活动,兑换率却高达15%。

你可以在此书中发现很多类似案例。作者认为拖延症的心理机制比较容易理解:时间越长,我们越倾向于低估未来的收益。这一心理过程被称为“双曲贴现”(hyperbolic discounting)。对不少人而言,通过努力完成一个项目获得的未来满足感,比不上立即可以获得的奖励让人兴奋。

人们容易陷入时间范围决策陷阱。研究表明,愿意今天就得到100元,还是明天得到102元,很多人会选择前者,因为大部分人都是短期思维者,做决策时急功近利,这个倾向通常被称为现实偏差,所以,更短的截止日反而会促进任务如期完成。

二、设置中间截止日,先完成一个个小目标。

在《哈佛商业评论》的一篇文章中,学者特雷莎·阿马比尔(Teresa Amabile)和史蒂文·J.克雷默(Steven J.Kramer)探讨了团队在执行项目过程中实现他们所谓的“小目标”的心理学效应。他们写道:“当我们想到进步时,通常想到的是实现长期目标或者获得重大突破时有多么兴奋。实现这些大目标固然很好,但概率也相对较低。好消息是,即便是实现小目标也能极大地提升工作满意度。

换个中国读者更容易懂的案例,2016年8月底,王健林在接受陈鲁豫采访时说:先定一个小目标,比如我先挣一个亿。“一个亿的小目标”豪言一出,网友纷纷调侃、晒“小目标”。关于小目标,作者的一个建议是设置检查点,确保每个节点都按时完成。而设置中间截止日,完成一个个小目标,是获得好成绩的最有效方法之一。

不积跬步,无以至千里,不要让追求完美阻碍我们做决策。创业者必看的《精益创业》中谈到过MVP(最小可行性产品)这个概念,就是创业者要尽快实现产品可用的功能,然后通过不断迭代来完善产品服务。这个概念,也是《从优秀到卓越》作者吉姆·柯林斯说的:先发射子弹,再发射炮弹,任何大目标,其实都是由一个个里程碑的小目标组成。

三、克服规划谬误,不断修正时间表。

诚如作者所说,我们大多数人都是乐观主义者,我们倾向于低估完成工作要花费的时间。同样,如果一个项目有预算,我们也会低估它最终耗费的金钱。最著名的案例可能要属悉尼歌剧院的修建。它于1957年开始规划,预期在1963年完成,预算700万澳元。然而,直到1973年歌剧院才完工,并且即使最具特色的设计部分被缩减,最终的修建成本仍然高达1.02亿澳元。类似的例子不胜枚举,曾经有一项全球性研究考察了258个交通基础设施,其结果表明,其中86%都超过了最初预算。

阿莫斯·特沃斯基和丹尼尔·卡尼曼曾在一篇论文中把这种过于乐观的倾向称为“规划谬误”(planning fallacy),即对于按时完成项目和经费预估持最乐观的态度,从而忽略了任何可能会修正时间表的信息。我们平日做决策的时候,过度自信算是著名的决策陷阱之一。所谓过度自信,除了高估自己能力之外,人们也会对未来过于乐观。

过度乐观主要有两种表现形式,其一是对于未来无法控制的事件,人们往往给出非常乐观的预测,其二就是规划谬误。

我们制订工作计划时,不一定能想到导致失败或延期的所有原因。我们忽略了一个事实:成功需要很多有利条件相互配合,而一个小差错就可能会使一切偏离轨道。有一个方法可以帮助克服或减缓规划谬误,就是使用问题界定中的一个关键提问:过去类似项目,我们或他人实际所需的时间和预算是多少,过去是否也曾出现过延期或超支问题,然后根据过去,不断修正项目完成时间表。对于未来,根据过去的经验能做出最好的预测。

并不是所有任务延期都和拖延症或追求完美有关,《死线效应》这本书的7个方法,对那些无法按时保证质量完成工作的人会有所帮助,让你对时间管理和效率提升有新的认知。

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《死线效应》

(美)克里斯托弗·考克斯 著

中国财政经济出版社/湛庐文化 出品

标签: 时间管理 死线效应

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